Rotación de existencias Excel - Plantilla gratis

1. Abre la pestaña Instrucciones (imagen 3) y revisa el significado de cada columna antes de modificar los datos de ejemplo.
2. En Almacén (imagen 1), sustituye los códigos y nombres de muestra por tus referencias reales, manteniendo un código único para cada producto.
3. Completa la categoría y el almacén o ciudad correspondiente. Si una misma referencia está en dos ubicaciones, utiliza una fila separada para cada combinación de producto y almacén.
4. Introduce el stock inicial del periodo, las unidades recibidas en Entradas y las unidades expedidas en Salidas. Usa siempre el mismo periodo de control para las tres cifras.
5. Escribe el coste unitario en euros y actualiza la fecha de Última Revisión después del recuento físico o de la comprobación del sistema de ventas.
6. Revisa Stock Final, Valor Stock, Rotación, Días Inventario y Estado Rotación. No sobrescribas las celdas calculadas si la plantilla ya las completa automáticamente.
7. Consulta el Dashboard (imagen 2) al cierre de cada mes y anota qué referencias requieren compra, recuento, promoción o revisión del coste.

El almacén que vende, compra y vuelve a contar

La rotación de existencias interesa sobre todo a quien compra antes de saber con precisión qué se ha vendido. El encargado de un almacén de suministros, la responsable de operaciones de una pyme industrial o el dueño de una tienda online pueden tener muchas unidades disponibles y, aun así, quedarse sin la referencia que realmente sale.

En la pestaña Almacén (imagen 1), cada fila combina producto y ubicación. No es lo mismo tener 600 unidades de Cable Eléctrico 2.5mm en Barcelona que repartirlas entre dos almacenes: si mezclas ambas cifras, la compra parece suficiente, pero una ubicación concreta puede quedarse sin material.

El ejemplo de una tienda de suministros

Imagina una tienda con 300 pedidos al mes y una referencia que empieza con 1.200 unidades, recibe 800 y vende 950. El stock final es 1.050 unidades: 1.200 + 800 - 950. Con un coste unitario de 0,12 €, el inventario inmovilizado en esa fila asciende a 126 €.

Ese cálculo parece pequeño, pero cambia completamente con productos caros. Si una pyme de construcción conserva 150 botes de pintura a 22,50 €, tiene 3.375 € parados en una sola referencia. El Dashboard (imagen 2) permite localizar este tipo de importe y cruzarlo con los días de inventario antes de volver a comprar.

Cuándo revisar el indicador

El momento práctico es el cierre de mes, el arranque de temporada y el pico de pedidos. Un almacén de ferretería puede revisar tornillería y consumibles cada semana, mientras que una empresa de iluminación puede comparar febrero y marzo antes de preparar una campaña.

Mi criterio es medir por referencia y ubicación, no quedarse con una media general. Una rotación global de 6 veces puede ocultar un producto que sale 12 veces y otro que no se mueve desde hace 90 días; las decisiones de compra se toman sobre el segundo dato.

El criterio de valoración que debes mantener

La rotación no sustituye al inventario contable: lo complementa. Para valorar existencias debes mantener un criterio constante, normalmente FIFO o el precio medio ponderado conforme al Plan General de Contabilidad; no conviene cambiar de método a mitad del ejercicio porque distorsiona el coste y el margen.

Con FIFO, si entran 100 unidades a 4 € y después 100 a 5 €, una salida de 120 unidades consume 100 a 4 € y 20 a 5 €. El coste de salida es 500 € y quedan 80 unidades valoradas a 5 €, es decir, 400 €. La plantilla trabaja con un coste unitario por fila, por lo que debes introducir un coste coherente con el método que uses.

Recuento físico y documentos

El recuento físico debe contrastarse con albaranes de entrada, partes de salida y devoluciones. Si el sistema indica 1.050 unidades y cuentas 1.020, hay una diferencia de 30 unidades; con un coste de 0,12 €, el descuadre es de 3,60 €, pero con 150 botes a 22,50 € serían 675 €.

Conserva la documentación tributaria durante 4 años y los libros y justificantes mercantiles durante 6 años según el Código de Comercio. La plantilla no reemplaza esos documentos: sirve como control operativo y debe poder relacionarse con albaranes, facturas recibidas y movimientos del sistema.

IVA y coste del producto

El coste unitario del stock no debe confundirse con el precio final con IVA. Una compra de 100 unidades a 10 € más IVA general del 21% tiene una base de 1.000 €, una cuota de 210 € y un total de 1.210 €. Para valorar existencias, el coste suele partir de la base cuando el IVA soportado es deducible; incluir los 1.210 € inflaría el inventario.

Mi postura es clara: usa esta hoja para controlar unidades y valor, pero cierra la valoración contable con el mismo criterio durante todo el ejercicio. El modelo 303 y los registros de facturas requieren datos fiscales completos que no aparecen en las 14 columnas de esta plantilla.

La referencia que parece rentable pero está parada

El error más caro no siempre es quedarse sin mercancía; también lo es comprar de nuevo lo que ya ocupa espacio. Una tienda puede tener 500 unidades de un accesorio a 8 €, vender solo 20 al mes y creer que dispone de una reserva cómoda. En realidad, mantiene 4.000 € inmovilizados y tardaría 25 meses en consumirlos si el ritmo no cambia.

La columna de Días Inventario ayuda a poner fecha al problema. Si una referencia rota 2 veces al año, la lectura aproximada es 182,5 días de inventario: seis meses de capital, espacio y riesgo de deterioro. Prefiero actuar con ese dato antes que aplicar un porcentaje general a todo el almacén.

Entradas y salidas que no pertenecen al mismo periodo

He visto descuadres provocados por mezclar una recepción de enero con ventas de febrero y un stock inicial tomado de marzo. La fórmula puede estar bien y el resultado ser inútil. Si empiezas con 300 unidades, recibes 250 y expides 180, el final correcto del periodo es 370; añadir una devolución de 40 como entrada sin identificarla puede ocultar una incidencia logística.

Otro fallo habitual es registrar traspasos entre ciudades como entrada nueva sin reflejar la salida del almacén de origen. El total de la empresa queda aparentemente correcto, pero Madrid pierde 70 unidades y Sevilla gana 70 sin que nadie pueda explicar la diferencia. La fila por ubicación y la fecha de revisión permiten seguir el movimiento, aunque no sustituyen un albarán interno.

Costes unitarios y mermas mal tratados

Si el coste unitario de una pintura pasa de 22,50 € a 24 € y mantienes el valor antiguo, 150 unidades generan una diferencia de 225 €. En 20 referencias, un error parecido puede superar fácilmente los 1.000 € y falsear el margen bruto.

Las mermas también deben salir del stock. Si había 900 guantes, entran 700 y salen 640, el cálculo da 960 unidades; si 35 se han deteriorado y no se registran como salida, el inventario queda inflado en 47,25 € con un coste unitario de 1,35 €. Mi recomendación es registrar la merma como movimiento identificable, no corregir el stock final a mano.

Para dejar constancia de esa merma y de la corrección aplicada al stock, conviene reflejarlo en un acta de seguimiento que reúna los acuerdos y las incidencias detectadas.

Un cierre corto cada semana

La hoja funciona si tiene un momento asignado. Para un almacén pequeño, fijaría 20 minutos cada viernes: el encargado comprueba las salidas, añade las entradas recibidas y actualiza Última Revisión. En una operación con 300 pedidos mensuales, son unas 75 expediciones por semana; esperar al trimestre acumula demasiadas incidencias para reconstruirlas.

Al final de mes, duplica la pestaña de trabajo o guarda una copia con la fecha antes de sustituir los movimientos. Mantén el mismo formato para poder comparar enero, febrero y marzo, pero no copies valores calculados como si fueran datos de origen.

Controles que evitan ensuciar la hoja

• Usa códigos únicos como ALM-001 y no cambies el código cuando cambie el nombre comercial.
• Escribe las fechas como DD/MM/AAAA y los importes con formato de euros, por ejemplo, 1.234,56 €.
• Comprueba que Stock Inicial, Entradas y Salidas son unidades y que Coste Unitario es un importe por unidad.
• Revisa primero las referencias con muchos Días Inventario y alto Valor Stock; ahí está el capital que más urge liberar.
• Haz un recuento físico mensual de las referencias de mayor valor y uno trimestral del resto.

Cuándo Excel deja de ser suficiente

Esta plantilla es práctica mientras una persona pueda actualizar las filas y contrastarlas con los documentos. Si gestionas 10.000 movimientos al mes, más de 500 referencias, lotes, caducidades o varios usuarios simultáneos, necesitas un software de almacén con trazabilidad y permisos.

También conviene migrar cuando las entradas y salidas se registran en tres sitios distintos. Un control manual que tarda 3 horas cada viernes supone unas 156 horas al año; en ese punto, automatizar la captura suele compensar más que añadir nuevas columnas a Excel.

En ese punto, también encaja llevar un control de entregables por fase para ordenar las tareas y revisar qué queda pendiente en cada etapa.