Stock y almacén
Calendario reposición Excel - Plantilla gratis
Controla hasta 100 referencias, calcula puntos de pedido y prepara compras con calendario, resumen ejecutivo y estados de stock.
2026-09-11
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Esta plantilla de calendario de reposición de stock en Excel sirve para saber qué productos pedir, cuántas unidades necesitas y cuándo debería llegar cada compra. Incluye las pestañas Inventario, Calendario reposición, Resumen e Instrucciones, con fórmulas para hasta 100 referencias.
En Inventario introduces el stock actual, las ventas medias diarias, el plazo del proveedor y el stock de seguridad. La hoja calcula el punto de pedido, las unidades a pedir, el estado URGENTE, REPONER u OK, las fechas previstas y el valor económico de las existencias.
La imagen 1 muestra la ficha completa de cada artículo; la imagen 2, el calendario operativo con proveedor, responsable y coste estimado. La imagen 3 reúne los indicadores y gráficos del resumen, mientras que la imagen 4 explica qué celdas debes actualizar.
Las principales ventajas de esta plantilla de Excel
- Calcula automáticamente el punto de pedido con ventas medias, plazo del proveedor y stock de seguridad.
- Distingue entre URGENTE, REPONER y OK para priorizar las compras.
- Indica las unidades necesarias para alcanzar el stock objetivo; por ejemplo, con 18 unidades disponibles y un objetivo de 60, propone pedir 42.
- Estima el coste de cada pedido multiplicando unidades a pedir por el coste unitario.
- Permite controlar hasta 100 referencias en las filas 2 a 101 de Inventario.
- Calcula la fecha prevista de recepción sumando los días de plazo a la fecha prevista de pedido.
- Muestra el valor actual del stock, la cobertura media y el reparto por categoría en Resumen.
Guía paso a paso
- Abre Inventario y completa las celdas amarillas de las filas 2 a 101: ID, producto, categoría, proveedor, responsable y ciudad.
- Introduce el stock actual, mínimo y objetivo. En el ejemplo, Auriculares Bluetooth tiene 18 unidades actuales, mínimo 20 y objetivo 60.
- Indica las ventas medias diarias, los días de plazo del proveedor y el stock de seguridad. Para ese producto, 5 ventas diarias, 7 días y 10 unidades generan un punto de pedido de 45.
- Añade la fecha de última recepción y el coste unitario. Las columnas calculadas mostrarán unidades a pedir, estado, fechas y valor del stock.
- En Calendario reposición, selecciona un ID de producto en la columna C. Las columnas A, B y D:L recuperan los datos desde Inventario mediante VLOOKUP.
- Revisa el coste estimado de cada pedido y los totales de las filas 103. Usa el control de urgentes para comprobar cuántos artículos requieren atención inmediata.
- Consulta Resumen antes de aprobar compras y actualiza Inventario después de recibir mercancía, modificando el stock actual y la fecha de recepción.
Funciones incluidas
Ficha de producto con ID, categoría, proveedor, ciudad y responsable asignado.
Validación de datos para categorías, cantidades enteras, ventas diarias, plazos, seguridad y costes positivos.
Cálculo del punto de pedido con la fórmula IF: ventas medias diarias × días de plazo + stock de seguridad.
Cálculo de unidades a pedir limitado a la diferencia entre stock objetivo y stock actual.
Calendario con fecha prevista de pedido, fecha de recepción, proveedor, responsable y estado.
Resumen con COUNTIF, SUM, SUMIF y AVERAGE para productos, urgencias, unidades, costes, valor y cobertura.
Tres gráficos en Resumen: unidades a pedir por producto, distribución por estado y valor del stock por categoría.
Quién necesita un calendario de reposición de stock en Excel
El almacén que trabaja con referencias y plazos
Esta hoja encaja en una tienda online, un comercio con almacén o una pyme que compra mercancía de forma recurrente. El encargado de almacén puede revisar los estados cada lunes, mientras administración comprueba el coste previsto antes de lanzar los pedidos.
La pestaña Inventario tiene 21 columnas visibles, desde ID producto hasta Valor stock y % cobertura objetivo. La imagen 1 enseña esa estructura: no es un simple listado de existencias, sino una ficha con demanda, proveedor, fechas y umbrales de compra.
Una tienda online con 300 pedidos al mes puede empezar registrando sus 80 referencias principales. Si vende 5 auriculares diarios y el proveedor tarda 7 días, con 10 unidades de seguridad el punto de pedido es 45 unidades. Cuando el stock baja a 18, la hoja marca URGENTE y calcula 42 unidades para volver al objetivo de 60.
La persona que decide cuándo comprar
En una pyme de distribución, el responsable de compras necesita separar lo que debe pedirse hoy de lo que puede esperar. La columna Estado lo hace con tres niveles: URGENTE cuando el stock está en el mínimo o por debajo, REPONER cuando alcanza el punto de pedido y OK cuando sigue por encima.
La pestaña Calendario reposición, visible en la imagen 2, concentra fecha prevista de pedido, recepción, ID, producto, proveedor, responsable, stock actual, punto de pedido, unidades, coste unitario, coste estimado y estado. En lugar de recorrer las 100 filas, puedes trabajar sobre los artículos que requieren atención.
Cuándo revisar los datos
La revisión semanal es la frecuencia adecuada para productos de rotación media. Antes del arranque de temporada, una campaña comercial o un pico de pedidos, actualiza ventas medias, plazo y stock de seguridad; con 20 proyectos de compra abiertos, una cifra antigua puede provocar compras tardías o exceso de mercancía.
Qué cifras debes fijar para calcular el punto de pedido
La fórmula que utiliza la plantilla
El punto de pedido se calcula como ventas medias diarias × días de plazo del proveedor + stock de seguridad. Con 5 unidades diarias, 7 días de entrega y 10 unidades de seguridad, el resultado es 45: debes activar la compra cuando el stock llegue a 45.
El cálculo no sustituye el criterio de compras. Si el proveedor suele tardar 10 días en vez de los 7 registrados, el mismo artículo tendría un punto de pedido de 60 unidades: 5 × 10 + 10. Prefiero corregir el plazo real antes que inflar el stock objetivo sin explicación.
Coste y valor de las existencias
La plantilla calcula el valor del stock multiplicando unidades actuales por coste unitario. Los 18 auriculares del ejemplo, a 34,90 € por unidad, representan 628,20 €; si pides 42 unidades, el coste estimado de reposición será 1.465,80 €.
El IVA no se calcula en ninguna pestaña, por lo que los importes de coste deben interpretarse según el criterio interno que uses, normalmente base imponible sin IVA. Si el proveedor factura 1.465,80 € más IVA al 21%, la factura ascendería a 1.773,62 €, pero ese impuesto no lo añade el archivo.
Qué debes conservar en España
El calendario sirve como control interno, no como sustituto del albarán, pedido o factura. Conserva la documentación durante 4 años a efectos tributarios y 6 años según el Código de Comercio; vincula cada recepción a su albarán y actualiza la fecha de última recepción.
Si compras a crédito, la Ley 3/2004 de Morosidad fija un plazo máximo de pago de 60 días entre empresas. Para una compra prevista de 1.465,80 €, retrasar el pago no debe confundirse con retrasar el pedido: la disponibilidad de mercancía y la liquidez son decisiones distintas.
Dónde se descuadra la reposición y cuánto puede costarte
Una venta media mal calculada
El error que más he visto es mantener ventas medias diarias de una temporada pasada. Si un artículo vendía 3 unidades al día y en una campaña pasa a 8, con 7 días de plazo y 10 de seguridad el punto de pedido cambia de 31 a 66 unidades. Mantener el dato antiguo retrasa la compra 35 unidades de margen.
También ocurre lo contrario: usar un pico excepcional como demanda normal. Comprar 8 unidades diarias durante tres meses para un producto que vuelve a vender 3 puede inmovilizar 450 unidades adicionales. A 18,75 € por unidad, son 8.437,50 € parados en almacén.
El stock físico no coincide con Excel
La fórmula solo puede ser tan fiable como el Stock actual. Una recepción de 50 unidades que entra en el almacén pero no se registra deja el sistema 50 unidades por debajo; una devolución no descontada produce el efecto contrario y puede impedir una compra necesaria.
El coste no es solo contable. En una tienda con 300 pedidos mensuales, una rotura de un producto que participa en 40 pedidos puede obligar a 40 cambios, abonos o envíos parciales. Por eso conviene contar físicamente las referencias de mayor rotación antes de aprobar una compra importante.
Fechas y proveedores que engañan
La fecha prevista de recepción se calcula sumando el plazo del proveedor a la fecha prevista de pedido. Si el pedido se genera hoy y el plazo es de 8 días, la llegada prevista será dentro de 8 días, pero la hoja no incorpora festivos, retrasos, pedidos mínimos ni días laborables.
No usaría esta plantilla como sistema único cuando gestionas varias ubicaciones, lotes, caducidades o más de 100 referencias. En ese punto, el coste de duplicar información y corregir movimientos supera el ahorro de trabajar en Excel.
Cómo convertir el calendario de compras en una rutina semanal
Un cierre fijo de los lunes
Reserva 20 minutos cada lunes para revisar Inventario y después abre Calendario reposición. Ordena la atención por Estado y comprueba primero los artículos URGENTE; con 12 referencias críticas, esa revisión evita que el pedido quede mezclado con productos OK.
Antes de una compra relevante, compara el coste estimado de la pestaña Calendario reposición con el presupuesto disponible. Si necesitas 42 unidades a 34,90 €, el compromiso previsto es 1.465,80 €; esa cifra debe entrar en tu previsión de tesorería antes de confirmar al proveedor.
Actualiza después de cada recepción
La rutina correcta termina cuando llega la mercancía: cuenta las unidades, actualiza Stock actual y Fecha de última recepción, y verifica que el estado y el valor del stock se recalculan. No marques una compra como recibida solo porque exista un correo del proveedor.
- Usa las listas de validación para no introducir categorías distintas como Oficina y oficina.
- Mantén las fechas en formato DD/MM/AAAA.
- Revisa ventas medias y plazos al menos una vez al mes.
- Consulta Resumen para detectar aumento de urgentes o de coste previsto.
Cuándo abandonar la hoja
Excel resulta práctico para una persona o un equipo pequeño con hasta 100 referencias y un almacén. Pasaría a un software de gestión cuando necesites entradas y salidas en tiempo real, varios almacenes, compras automáticas, trazabilidad por lote o integración con la tienda online.
La pestaña Instrucciones, mostrada en la imagen 4, recomienda revisar el calendario semanalmente y antes de pedidos relevantes. Ese límite es sensato: la plantilla ayuda a decidir, pero no registra por sí sola cada movimiento físico.
Preguntas frecuentes sobre esta plantilla
La hoja Inventario tiene preparadas las filas 2 a 101, por lo que permite gestionar hasta 100 referencias. La pestaña Calendario reposición también dispone de filas operativas para seleccionar los ID mediante una lista.
Se calcula multiplicando las ventas medias diarias por los días de plazo del proveedor y sumando el stock de seguridad. Con 4 unidades diarias, 8 días de plazo y 10 unidades de seguridad, el punto de pedido es 42 unidades.
URGENTE significa que el stock actual es igual o inferior al stock mínimo. REPONER indica que está en el punto de pedido o por debajo, pero por encima del mínimo; OK significa que permanece por encima del punto de pedido.
No. Calcula unidades, costes estimados y valor del stock, pero no añade IVA. Una compra de 1.000,00 € de base con IVA general del 21% tendría una cuota de 210,00 €, un cálculo que debes hacer fuera de esta plantilla.
Actualiza el Stock actual y la Fecha de última recepción en Inventario. Las unidades a pedir, el estado, las fechas previstas y el valor del stock se recalculan automáticamente.
Sí. Resumen incluye tres gráficos: unidades a pedir por producto, distribución de productos por estado y valor actual del stock por categoría. No hay gráficos en Inventario ni en Calendario reposición.
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