Punto de pedido Excel - Plantilla gratis

1. Abre la pestaña Punto de Pedido y localiza las columnas de entrada con fondo claro. La imagen 1 muestra la tabla completa, desde Código hasta Valor stock actual.
2. Sustituye los diez productos de ejemplo por tus referencias. Mantén un código único como REF-001 para no confundir artículos con nombres parecidos.
3. Introduce la demanda media diaria y la demanda máxima diaria en unidades. Usa datos de ventas reales; por ejemplo, 600 unidades vendidas en 20 días equivalen a 30 unidades diarias.
4. Escribe el plazo de entrega medio y máximo en días, el stock de seguridad y el coste unitario en euros. El plazo máximo debe reflejar retrasos que realmente hayas sufrido, no el mejor caso del proveedor.
5. Actualiza Stock actual cada vez que hagas un recuento o registres una entrada y una salida. No mezcles unidades disponibles con mercancía ya reservada para clientes.
6. Revisa Estado y Cantidad a pedir. Si una referencia queda por debajo del punto de pedido, valida la cantidad y el presupuesto antes de emitir el pedido.
7. Consulta Dashboard para la visión resumida y la pestaña Instrucciones cuando tengas dudas sobre una columna. Guarda una copia al cierre de cada mes para conservar el histórico.

Del almacén pequeño al pico de pedidos

El cálculo resulta útil cuando compras antes de que el estante quede vacío. Un encargado de almacén de una distribuidora puede tener 500 referencias, mientras que una tienda online con 300 pedidos al mes quizá solo necesite vigilar sus 40 productos más vendidos. En ambos casos, mirar el stock sin compararlo con el consumo diario lleva a pedir demasiado tarde.

La pestaña Punto de Pedido (imagen 1) está preparada para esa revisión: cada fila contiene Código, Producto y Categoría, seguidos de la demanda media diaria, el plazo de entrega medio, la demanda máxima diaria y el plazo máximo. Después aparecen Stock de seguridad, Punto de pedido, Stock actual, Estado, Cantidad a pedir, Coste unitario y Valor stock actual.

Una cifra que cambia la decisión de compra

Imagina una tienda de suministros que vende 45 paquetes de papel A4 al día de media. Si el proveedor tarda 5 días, el consumo durante la espera es 225 unidades; con 300 unidades de stock de seguridad, el nivel de reposición queda en 525 unidades usando la fórmula demanda media por plazo medio más seguridad. Si el almacén marca 480 unidades, ya no estás ante una sensación de riesgo: faltan 45 unidades para el umbral calculado.

En temporada alta, la demanda máxima de ese mismo artículo puede subir a 70 unidades y el proveedor tardar 8 días. Esa combinación consumiría 560 unidades durante la espera, de modo que conviene revisar si los 300 de seguridad siguen siendo suficientes. Mi criterio es usar la media para la compra ordinaria y revisar los máximos antes de campañas, Navidad o picos de pedidos.

Quién la usa y cuándo

El responsable de operaciones suele actualizarla los viernes, antes de enviar el listado de compras. El autónomo que vende material profesional puede hacerlo al cierre de cada semana, y una pyme industrial debe revisarla antes de arrancar una serie de producción. La imagen 2, correspondiente a Dashboard, sirve para detectar las referencias que merecen atención sin recorrer todas las filas.

La revisión de máximos antes de campañas, Navidad o picos de pedidos también deja apuntes que conviene pasar a un registro de acciones pendientes para no perder el seguimiento.

Unidades, coste y valoración contable

El punto de pedido es una herramienta operativa, no sustituye el inventario contable. Para valorar existencias debes mantener un coste unitario coherente: si compras 100 unidades a 4 € y después 100 a 4,50 €, no conviene cambiar manualmente el coste de todas las unidades sin dejar rastro. La plantilla muestra el valor del stock actual multiplicando unidades por coste unitario; con 180 unidades a 4,50 €, el importe visible será 810 €.

El Plan General de Contabilidad admite el criterio FIFO o el precio medio ponderado para bienes intercambiables. Mi preferencia para una pyme con entradas y salidas frecuentes es el precio medio ponderado en el sistema contable y FIFO para la rotación física de productos, porque evita que una subida puntual del proveedor distorsione una compra concreta.

FIFO y recuento físico

FIFO significa que sale primero la mercancía más antigua. Si recibes 60 unidades a 10 € y después 40 a 12 €, y vendes 80, el coste físico siguiendo FIFO es 60 x 10 € más 20 x 12 €, es decir, 840 €. La hoja de punto de pedido no lleva lotes ni fechas de entrada, así que debes usarla junto con tus albaranes y tu recuento físico; no la presentes como un libro contable completo.

IVA y documentación de compras

El proveedor puede aplicar un IVA del 21%, 10% o 4% según el producto. Una compra de 1.000 € de base al 21% genera 210 € de IVA soportado y 1.210 € de factura, pero el coste unitario de inventario no siempre coincide con el total pagado si ese IVA es deducible en el modelo 303.

Conserva factura, albarán y justificante de recepción durante 4 años a efectos tributarios y 6 años conforme al Código de Comercio. Si una pyme compra 300 unidades a 18 €, debe registrar 5.400 € de base y comprobar que el documento contiene número correlativo, NIF del emisor y receptor, base imponible, tipo y cuota de IVA. La pestaña Instrucciones (imagen 3) ayuda con los campos, pero no reemplaza ese archivo documental.

El umbral calculado con datos demasiado optimistas

He visto almacenes que usan siempre cinco días de entrega porque es el plazo del catálogo. Cuando el proveedor entrega en ocho días y la demanda real es de 70 unidades diarias, la diferencia es de 210 unidades. Si cada venta deja 6 € de margen bruto, una rotura que afecte a esas 210 unidades pone en riesgo hasta 1.260 € de margen, además de llamadas, portes urgentes y clientes molestos.

El error contrario también ocurre: fijar un stock de seguridad enorme sin mirar la rotación. Diez referencias con 500 € inmovilizados cada una atan 5.000 € de liquidez. En productos de baja salida, prefiero revisar el plazo de entrega y negociar una compra menor antes que llenar el almacén de unidades que caducan o se quedan obsoletas.

La mezcla de unidades y euros

Una fila puede tener 25 unidades, pero si el coste unitario se escribe como 15 en vez de 1,50 €, el valor del stock pasa de 37,50 € a 375 €. Esa diferencia de 337,50 € por referencia se multiplica deprisa en una tienda con 200 artículos. Por eso comprueba siempre el formato monetario y separa mentalmente Cantidad a pedir, Coste unitario y Valor stock actual: son tres decisiones distintas.

Inventario disponible que no está disponible

Otro descuadre habitual es contar como stock actual mercancía reservada para pedidos abiertos, dañada o pendiente de devolución. Un almacén que muestra 120 teclados, pero tiene 35 reservados y 10 defectuosos, solo dispone de 75 unidades operativas. Si el punto de pedido es 80, el Estado debería provocar una compra, no tranquilidad.

También se duplican referencias cuando se cambia el nombre del producto y se conserva un código antiguo. REF-006 y una segunda fila llamada Ratón inalámbrico pueden sumar demanda por separado y ocultar el consumo real. Mantén un único código por artículo y haz un recuento mensual de las referencias A; en una campaña con 300 pedidos, diez minutos de revisión pueden evitar un pedido urgente de 250 €.

Un momento fijo para actualizarla

La plantilla funciona si el dato de Stock actual tiene fecha reciente. Vincúlala al cierre semanal de expediciones: los viernes, después de registrar las salidas, actualiza las unidades y revisa las referencias que hayan quedado cerca del punto de pedido. En una tienda con 40 artículos activos, dedicar 20 minutos a la semana son unas 17 horas al año; es mucho menos que reconstruir el inventario después de una rotura.

Mi método es no editar durante el día cada pequeño movimiento si el volumen no lo justifica. Registro las entradas y salidas en el sistema o en los albaranes y hago una actualización consolidada; para más de 1.000 movimientos semanales, Excel deja de ser la herramienta adecuada.

Un cierre mensual que deja trazabilidad

• Duplica el archivo al cierre de cada mes y añade la fecha al nombre, por ejemplo Stock_2026-07.
• Guarda una copia de los proveedores y de los albaranes que justifican los plazos medios y máximos.
• Revisa primero las categorías con mayor valor stock actual, no solo las que tienen más unidades.
• Contrasta la demanda máxima con campañas, temporadas y promociones antes de cambiar el stock de seguridad.

La imagen 2 muestra la pestaña Dashboard, que puedes usar como punto de partida de esa reunión de compras. La imagen 3, Instrucciones, debe quedar sin cambios; la imagen 1 es la única que debes alimentar con tus referencias y cifras.

Cuándo pasar a un programa de inventario

Excel es práctico para diez o varios cientos de referencias si una persona controla los cambios. Yo daría el salto a un software cuando necesitas trazabilidad por lote, varios almacenes, reservas automáticas, compras conectadas a ventas o más de 10.000 movimientos al mes. Si tres personas editan a la vez y aparecen dos stocks distintos, el coste de una herramienta ya es menor que el de un recuento completo y varios pedidos urgentes.

Con ese volumen, también conviene controlar la rotación de existencias para detectar referencias que se quedan inmóviles y priorizar su salida antes de que el inventario se descompense.