Desviaciones presupuesto Excel - Plantilla gratis

1. Abre la pestaña Presupuesto Proyectos y revisa las columnas disponibles antes de introducir datos.
2. Asigna un número y escribe el nombre del proyecto, su ubicación, departamento y responsable.
3. Introduce las fechas con formato DD/MM/AAAA y comprueba que la fecha de fin prevista sea posterior a la de inicio.
4. Registra el Presupuesto Aprobado (€) y el Coste Real (€) con el mismo criterio: ambos con IVA incluido o ambos sin IVA.
5. Revisa las columnas Desviación (€), Desviación (%) y Estado para detectar los proyectos que superan el límite interno.
6. Consulta la pestaña Dashboard para presentar la situación al comité de seguimiento o a la dirección.
7. Utiliza la pestaña Instrucciones cuando otra persona vaya a actualizar el archivo y guarda una copia al cierre de cada mes.

El control de desviaciones no es exclusivo de una oficina técnica. Lo necesita el jefe de proyecto que revisa una implantación de software cada viernes, la responsable de marketing que controla una campaña y el director de operaciones que supervisa varias obras o aperturas a la vez.

En una pyme de servicios con 20 proyectos abiertos, una hoja separada por proyecto obliga a consolidar 20 cifras al cierre de mes. Esta plantilla concentra en la pestaña Presupuesto Proyectos el importe aprobado y el coste real, de forma que la dirección puede ordenar las filas y localizar primero los excesos.

La revisión semanal del responsable

Imagina una renovación web con 32.000 € aprobados y 35.800 € de coste real. La desviación es de 3.800 € y el porcentaje es 3.800 / 32.000 = 11,875%, que Excel mostrará aproximadamente como 11,9%. Ese dato merece una explicación distinta a la de un proyecto de 120.000 € que se sitúa en 138.500 €: allí el exceso es de 18.500 € y el porcentaje, 15,4%.

Mi criterio es revisar el porcentaje para comparar proyectos de tamaños distintos y el importe absoluto para decidir dónde está el impacto financiero. Mirar solo una de las dos columnas lleva a priorizar mal.

Cuándo actualizar los datos

El mejor momento es el cierre semanal del proyecto y una consolidación mensual antes de presentar resultados. En el pico de pedidos, en el arranque de temporada o cuando se aprueba un cambio de alcance, el coste real debe actualizarse sin esperar al final.

La imagen 1 permite identificar también el contexto operativo: Madrid, Barcelona o Sevilla; Marketing, TI o Logística; responsable asignado y director de departamento. Así la conversación pasa de un número aislado a una decisión concreta sobre quién debe actuar.

La comparación solo sirve si el presupuesto aprobado y el coste real están calculados con el mismo criterio. Mi recomendación es trabajar sin IVA cuando el proyecto pertenece a una empresa que puede deducirlo; si el presupuesto se aprobó con IVA incluido, registra también el coste real con IVA incluido y no mezcles ambas bases.

En España, el tipo general de IVA es el 21%, aunque existen tipos del 10% y del 4%. Un presupuesto de 32.000 € sin IVA equivale a 38.720 € con el 21%; si una columna usa la primera cifra y otra la segunda, aparecerá una desviación ficticia de 6.720 €.

Presupuesto aprobado frente a coste incurrido

El presupuesto aprobado debe ser la cifra autorizada, no una estimación informal del jefe de proyecto. El coste real debe incluir las facturas recibidas, nóminas o horas imputadas y compras que ya correspondan al proyecto según el criterio contable elegido.

Si se aprueban 95.000 € para una ampliación de almacén y el coste real registrado es 91.200 €, la desviación es -3.800 €, es decir, -4,0%. Un valor negativo indica ahorro frente al presupuesto; no lo corrijas a cero porque también informa de la precisión de la previsión.

Documentación que respalda cada cifra

Conserva facturas, contratos, pedidos y partes de horas durante 4 años a efectos tributarios y 6 años conforme al Código de Comercio. La plantilla es un cuadro de control, no sustituye el libro de facturas emitidas y recibidas ni el registro contable.

Si el proyecto incluye servicios de un autónomo, revisa la factura: debe llevar número correlativo, fecha, NIF de emisor y receptor, base imponible, tipo y cuota de IVA. Cuando exista una retención de IRPF, el 15% general o el 7% para nuevos autónomos en los supuestos aplicables, esa retención reduce el pago al proveedor, pero no convierte automáticamente el coste del proyecto en una cifra menor.

El error más caro suele aparecer cuando el responsable actualiza el coste real al final, no cuando se produce el gasto. Para entonces ya no puede corregir una compra urgente, una hora extraordinaria o una ampliación de alcance. En una implantación ERP con 120.000 € aprobados, alcanzar 138.500 € significa consumir 18.500 € adicionales: un 15,4% que rara vez se explica por una sola factura.

El presupuesto que cambia sin dejar rastro

He visto proyectos que suben de 50.000 € a 60.000 € en una conversación y siguen figurando como si el presupuesto original fuera 60.000 €. El resultado oculta una desviación de 10.000 €. Si el cliente aprueba un cambio, conserva 50.000 € como presupuesto inicial y documenta los 10.000 € como ampliación autorizada en el expediente del proyecto.

Costes duplicados y partidas mal asignadas

Una factura de 2.400 € contabilizada dos veces añade un 4,8% de desviación a un proyecto presupuestado en 50.000 €. Otro fallo habitual es imputar al proyecto A una compra destinada al proyecto B; el total de la empresa puede cuadrar, pero las decisiones de rentabilidad quedan falseadas.

También se mezclan importes con IVA y sin IVA. En una factura de 10.000 € más el 21% de IVA, el coste total pagado es 12.100 €, pero la base del gasto es 10.000 € si el IVA es deducible. La plantilla no puede corregir esa decisión de criterio: la persona que introduce los datos debe mantenerla.

Un porcentaje que parece pequeño

Un exceso del 2% sobre 300.000 € son 6.000 €. En cambio, un 12% sobre 15.000 € son 1.800 €. Por eso conviene leer siempre Desviación (€) y Desviación (%), y no usar un único umbral para todos los proyectos.

Mi postura es fijar internamente dos alertas: revisar cualquier exceso superior al 5% y escalar a dirección cualquier exceso superior a 5.000 €. Son límites de gestión, no reglas automáticas de Excel, pero obligan a explicar los números antes de que el proyecto termine.

Con esos umbrales ya definidos, el siguiente paso es repartir el trabajo por actividad con una estimación de carga por tarea que permita comparar el esfuerzo previsto con el desvío real.

La plantilla funciona si tiene un momento fijo de actualización. Enlázala al cierre mensual de la pyme: el último día laborable, el responsable entrega costes y el día siguiente administración actualiza Presupuesto Proyectos antes de la reunión de seguimiento.

Una rutina de diez minutos por responsable

• Comprobar que cada proyecto nuevo tiene número, responsable, departamento y presupuesto aprobado.
• Conciliar el coste real con facturas, pedidos y horas imputadas del periodo.
• Revisar valores negativos o porcentajes anómalos antes de abrir el Dashboard.
• Anotar en el acta la causa de cualquier exceso que supere 5.000 € o el 5% interno.

Un responsable con seis proyectos puede tardar 10 minutos por fila si la documentación está preparada: son 60 minutos al mes para mantener una visión que evita esperar al cierre definitivo. Prefiero esta revisión mensual a actualizar el archivo a diario sin comprobar las facturas.

Cómo evitar que el archivo se degrade

Duplica el archivo al inicio de cada ejercicio y conserva una copia cerrada por mes. No borres proyectos terminados: cambia su Estado y mantén el histórico para comparar presupuestos con costes finales.

Protege las celdas con fórmulas y deja editables solo los campos de entrada. El formato condicional puede marcar desviaciones altas con color, pero una marca visual no sustituye la revisión de la cifra y de su justificante.

Cuándo pasar a una aplicación

Excel deja de ser práctico cuando varias personas editan a la vez, superas varios cientos de proyectos históricos o necesitas imputación diaria por empleado, compras y facturas enlazadas. Si una pyme gestiona 20 proyectos y cada uno tiene 300 movimientos mensuales, son 6.000 líneas al mes: ahí conviene un software con permisos, trazabilidad y conexión contable.

En ese escenario, lo lógico es disponer de un parte de horas por proyecto y tarea para registrar la imputación diaria con más control y trazabilidad.