Seguimiento de propuestas Excel - Plantilla gratis

1. Abre la pestaña Propuestas y registra una oportunidad por fila. Completa el ID, el número correlativo, las fechas, el cliente y la persona de contacto.
2. Introduce el comercial responsable, el sector, la descripción del servicio y el estado real de la negociación.
3. Indica la probabilidad entre 0 y 1, el importe neto y selecciona el IVA del 21%, 10% o 4%. No sobrescribas las columnas calculadas.
4. Anota el último contacto, la próxima acción, su fecha, la prioridad y las observaciones. La columna Días hasta acción se actualizará con la fecha actual.
5. Revisa cada semana las acciones vencidas y cambia el estado después de cada llamada, reunión o respuesta del cliente.
6. Consulta Resumen para comprobar el valor del pipeline, la tasa de aceptación, el reparto por estado y el rendimiento por comercial.
7. Lee Instrucciones antes de compartir el archivo y limita el acceso cuando incluya datos personales de contactos.

Un autónomo que vende consultoría puede tener diez oportunidades abiertas y recordar cada seguimiento durante unos días. Cuando llegan el cierre de mes y varias reuniones, una propuesta enviada el 28 de agosto puede quedarse sin respuesta aunque tenga un valor de 18.500 €.

En la pestaña Propuestas, la imagen 1 muestra una fila completa con cliente, persona de contacto, comercial responsable, sector, servicio, estado, probabilidad, importes y próxima acción. El ejemplo de NovaRetail Soluciones, S.L. tiene un neto de 18.500 €, un IVA del 21% y un total de 22.385 €. Con una probabilidad del 75%, el pipeline ponderado es de 13.875 € porque el cálculo usa el neto, no el total con IVA.

El seguimiento diario de un equipo pequeño

La responsable comercial de una pyme de servicios con tres vendedores suele revisar el archivo los viernes. Puede filtrar mentalmente por responsable, pero resulta más práctico actualizar Estado, Último contacto y Fecha próxima acción justo después de cada llamada. Así, una acción fijada para el 10/09/2026 se convierte en una tarea concreta, no en una nota perdida en el correo.

La plantilla deja preparados los estados En preparación, Enviada, En negociación, Aceptada, Rechazada y En pausa. Esa clasificación sirve tanto para una agencia con 20 propuestas abiertas como para una empresa industrial que concentra oportunidades al arrancar la temporada.

Qué aporta el resumen al responsable

La imagen 2 muestra indicadores de total, valor neto, valor ponderado, ticket medio, aceptadas y tasa de aceptación. También separa el importe por estado y por comercial, y presenta la evolución mensual. Para un jefe de ventas, la diferencia entre 50.000 € netos y 22.000 € ponderados evita confundir cartera presentada con ventas previsibles.

El importe de una propuesta debe distinguir la base imponible del IVA. La plantilla permite seleccionar 21% general, 10% reducido o 4% superreducido. Por ejemplo, una propuesta de formación de 7.200 € con IVA del 10% genera 720 € de cuota y 7.920 € de total; el ejemplo de la pestaña Propuestas aplica exactamente ese cálculo.

El tipo correcto depende del servicio y de la operación. No uses el 21% por comodidad si corresponde el 10% o el 4%; el archivo calcula, pero no decide la calificación fiscal. La cuota de una propuesta no equivale todavía a una factura ni sustituye el registro de facturas emitidas.

La propuesta no es una factura

Cuando aceptan una oferta, la factura debe cumplir sus propios requisitos: número correlativo, fecha de emisión, NIF del emisor y del cliente, base imponible, tipo y cuota de IVA. La declaración trimestral se presenta mediante el modelo 303 y el resumen anual mediante el modelo 390; el modelo 347 se aplica a determinadas operaciones con terceros por encima de 3.005,06 €.

Si el servicio lleva retención, el autónomo puede aplicar el 15% general de IRPF o el 7% para nuevos profesionales cuando proceda. Esa retención no está modelada en las columnas de Propuestas, por lo que no debes restarla manualmente del importe total calculado.

Datos personales de los contactos

Nombre, teléfono, correo y cargo son datos personales. La hoja de Instrucciones recuerda aplicar el RGPD, la LOPDGDD y las recomendaciones de la AEPD: registra solo lo necesario, restringe el acceso y conserva la información durante el plazo justificado. En una pyme con 80 contactos, compartir el archivo completo por correo multiplica las copias y dificulta controlar quién puede verlo.

El problema más caro no suele ser una fórmula rota, sino una propuesta que nadie vuelve a tocar. He visto equipos con 30 oportunidades abiertas y 12 sin contacto durante más de un mes porque el comercial actualizó el estado, pero dejó vacía la próxima acción. La columna Días hasta acción y el resaltado de vencidas existen precisamente para hacer visible ese abandono.

Probabilidades optimistas que inflan la previsión

Asignar 100% a una propuesta recién enviada convierte una cartera de 40.000 € en una venta imaginaria. Si tres ofertas de 10.000 € tienen probabilidades del 25%, 50% y 75%, el importe ponderado es 15.000 €, no 30.000 €. La hoja calcula esa previsión usando el neto; la decisión de actualizar el porcentaje sigue siendo comercial.

Mi criterio es conservar una probabilidad prudente: 25% en preparación, 50% enviada, 75% en negociación y 100% solo con aceptación real. Son las referencias orientativas que aparecen en Resumen, no una garantía de cierre.

Importes confundidos con ventas

Otra equivocación habitual es sumar el importe total con IVA para medir objetivos comerciales. Una propuesta de 18.500 € al 21% asciende a 22.385 €, pero la base comercial y el análisis por estado de la plantilla usan 18.500 €. Mezclar ambas cifras puede inflar un objetivo mensual en 3.885 € sin haber vendido un euro más.

Estados que no reflejan la realidad

Dejar una oferta en En negociación durante ocho semanas oculta que el cliente quizá la ha rechazado. En un equipo de cuatro comerciales, diez oportunidades mal clasificadas pueden alterar la lectura del resumen y hacer que se dediquen dos horas a perseguir una venta ya perdida. Cambia el estado tras cada interacción y utiliza Observaciones para explicar el bloqueo, el alcance pendiente o la fecha prometida por el cliente.

La plantilla funciona cuando actualizarla queda unido a una tarea que ya haces. Reserva 20 minutos cada viernes para revisar Fecha próxima acción y otros 15 minutos el primer día laborable del mes para comprobar el panel de Resumen. Con 25 propuestas abiertas, una revisión de 35 minutos evita que cada comercial reconstruya la cartera desde correos y notas.

Una revisión que no depende de la memoria

• Después de cada contacto, actualiza Último contacto, Estado y Próxima acción.
• Asigna una fecha concreta, no una indicación como llamar pronto; así Días hasta acción puede señalar el retraso.
• Duplica una copia del archivo antes del cierre mensual y conserva una versión fechada para comparar la evolución.
• Usa las listas de validación para mantener seis estados, tres tipos de IVA y tres niveles de prioridad sin errores de escritura.

La imagen 3 muestra la pestaña Instrucciones, donde se indica revisar semanalmente las fechas y se explica que las acciones vencidas aparecen en rojo. En una reunión comercial de 30 minutos, empieza por las prioridades Altas vencidas y continúa por las propuestas en negociación con mayor importe ponderado.

Cuándo dejar atrás Excel

Para una cartera de 108 filas y un equipo pequeño, esta estructura es suficiente si una persona controla los cambios. Mi postura es pasar a un CRM cuando varias personas editan a la vez, necesitas historial de actividades, permisos por usuario o automatizaciones de correo. Si 12 comerciales generan 40 propuestas cada mes, son 480 registros mensuales: el control manual de duplicados y versiones acaba costando más que una herramienta especializada.