Stock y almacén
Valoración FIFO Excel - Plantilla gratis
Calcula el valor del stock por lotes con FIFO, controla entradas y salidas y consulta existencias para tiendas, almacenes y pymes.
2026-07-28
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Esta plantilla de valoración de inventario FIFO calcula el valor de las existencias aplicando el criterio de primera entrada, primera salida. Incluye las pestañas Entradas Inventario, Salidas Ventas, Resumen e Instrucciones para registrar lotes, ventas, unidades restantes y coste del stock.
Está pensada para una tienda online, un almacén pequeño o una pyme que necesita saber qué lote se consume antes y cuánto dinero queda inmovilizado en inventario. La imagen 1 muestra el registro de compras por lote; la imagen 2, el detalle de las salidas; las imágenes 3 y 4 completan el resumen y las instrucciones.
Las principales ventajas de esta plantilla de Excel
- Identifica cada compra con un número de lote, fecha, producto, cantidad y precio unitario.
- Calcula el coste total del lote: 50 unidades a 18,50 € representan 925,00 € de compra.
- Muestra las unidades vendidas y las unidades restantes de cada lote.
- Valora el stock pendiente según el coste de compra de las entradas que siguen disponibles.
- Permite separar cuatro productos de ejemplo: teclados, monitores, ratones y auriculares.
- Ayuda a detectar lotes agotados y existencias todavía activas mediante la columna Estado.
- Ofrece un resumen del inventario para revisar el valor almacenado sin recorrer todas las filas.
Guía paso a paso
- Abre Entradas Inventario. Revisa los lotes de ejemplo y sustituye los datos por tus compras reales, manteniendo un número de lote único.
- Registra cada entrada. Introduce la fecha en formato DD/MM/AAAA, el producto, la cantidad comprada y el precio unitario sin mezclar compras con costes de venta.
- Comprueba el coste del lote. Una compra de 40 unidades a 19,20 € debe reflejar 768,00 € en la columna Coste Total Lote (€).
- Anota las ventas en Salidas Ventas. Indica el producto, la fecha y las unidades vendidas siguiendo el orden de antigüedad de los lotes.
- Revisa Entradas Inventario. Comprueba Unidades Vendidas del Lote, Unidades Restantes, Valor Restante Lote (€) y Estado después de cada actualización.
- Consulta Resumen. Usa esta pestaña para ver la situación agregada del inventario y localizar qué productos concentran más valor.
- Lee Instrucciones antes de modificar la estructura. Si añades filas, conserva los encabezados, el formato de fechas y las columnas calculadas para no romper el seguimiento FIFO.
Funciones incluidas
Hoja Entradas Inventario con las columnas Nº Lote, Fecha Entrada, Producto, Cantidad Comprada y Precio Unitario Compra (€).
Seguimiento por lote de Unidades Vendidas del Lote y Unidades Restantes.
Valoración monetaria mediante la columna Valor Restante Lote (€), con importes en euros y dos decimales.
Columna Estado para distinguir lotes disponibles de lotes agotados.
Hoja Salidas Ventas para documentar las unidades que abandonan el almacén.
Hoja Resumen para revisar el inventario de forma agregada.
Hoja Instrucciones con la explicación operativa de las cuatro pestañas.
Quién usa una hoja FIFO para valorar su inventario
El almacén pequeño que compra a precios distintos
El criterio FIFO —first in, first out— resulta especialmente útil cuando compras el mismo producto varias veces y el precio cambia. Una tienda online con 300 pedidos al mes puede haber comprado 50 teclados a 18,50 € y después 40 a 19,20 €; si vende 60 unidades, las primeras 50 salen del lote L001 y las 10 siguientes del L002.
El coste de esas 60 unidades es 50 × 18,50 € + 10 × 19,20 €, es decir, 1.117,00 €. Quedan 30 unidades del lote L002, valoradas en 576,00 €. La plantilla refleja precisamente esa trazabilidad mediante Nº Lote, Unidades Vendidas del Lote y Valor Restante Lote (€).
Cuándo se nota la diferencia
El encargado de almacén suele necesitar este dato al cierre de mes, antes de preparar el margen de ventas o hacer un recuento físico. También es útil al arrancar una temporada: una pyme que conserva 25 monitores comprados a 95,00 € y 20 comprados a 99,50 € no tiene un único coste unitario real si todavía quedan unidades de ambos lotes.
En una actividad con cuatro productos, como los ejemplos de teclados, monitores, ratones y auriculares, anotar cada entrada evita valorar todo el stock con el último precio recibido. Mi criterio práctico es usar FIFO cuando existe rotación física por antigüedad; si el almacén mezcla unidades indistinguibles y no se puede seguir el lote, prefiero documentar un criterio de coste medio coherente antes que mantener un FIFO ficticio.
Qué enseña cada captura
La imagen 1 muestra Entradas Inventario con diez columnas, desde Nº Lote hasta Estado, y una fila por compra. La imagen 2 corresponde a Salidas Ventas; la imagen 3 muestra Resumen y la imagen 4, Instrucciones, de modo que puedes pasar del detalle al control global sin cambiar de archivo.
Qué reglas contables afectan a la valoración FIFO
El coste de las existencias en España
El Plan General de Contabilidad, en la norma de registro y valoración 10.ª, establece que las existencias se valoran por su coste, formado por el precio de adquisición y los gastos directamente atribuibles. Para bienes intercambiables, el FIFO es un criterio admitido junto con otras fórmulas de asignación del coste, pero debes aplicarlo de forma uniforme durante el ejercicio.
Por ejemplo, si compras 100 unidades a 8,20 € y después 80 a 8,60 €, una salida de 120 unidades consume 100 del primer lote y 20 del segundo. El coste asignado es 820,00 € + 172,00 € = 992,00 €, y quedan 60 unidades del segundo lote por 516,00 €.
IVA, factura y precio que debes introducir
En Precio Unitario Compra (€) conviene registrar el coste que corresponda a tu criterio contable, no copiar automáticamente el total pagado con IVA incluido. El tipo general es del 21%, aunque existen tipos del 10% y del 4%; una compra de 1.000,00 € de base al 21% suma 210,00 € de IVA soportado y 1.210,00 € de factura, pero el tratamiento del impuesto depende de si puedes deducirlo.
La factura debe conservar número correlativo, fecha, NIF del emisor y receptor, base imponible, tipo y cuota de IVA. Los documentos se conservan 4 años a efectos tributarios y 6 años por el Código de Comercio, así que el número de lote de la hoja debe poder relacionarse con albaranes y facturas archivados.
El cierre fiscal no sustituye al inventario
Los totales de esta hoja pueden servir de soporte para tu cierre, pero no sustituyen los libros de facturas ni el modelo 303 trimestral. El modelo 347 exige informar determinadas operaciones con un mismo tercero cuando superan 3.005,06 € anuales; esa obligación no se calcula con el FIFO, sino con la información fiscal de compras y ventas.
Mi postura es clara: no cambies de FIFO a coste medio cada vez que varía el margen. Elige un criterio documentado, conserva el inventario final y deja anotada cualquier corrección por deterioro cuando el valor neto realizable sea inferior al coste.
Cuando el stock valorado por FIFO deja de cuadrar
La venta que consume el lote equivocado
El error más caro aparece cuando se registra una venta de 30 unidades contra el lote L002 aunque todavía quedan 20 unidades del lote L001. Con una diferencia de precio de 0,70 € por unidad, el coste de esa salida se desvía 21,00 €. En una tienda con 40 operaciones similares, la desviación llega a 840,00 € y el margen del informe deja de ser fiable.
La pestaña Entradas Inventario ayuda porque separa Cantidad Comprada, Unidades Vendidas del Lote y Unidades Restantes. Si el campo Estado indica que un lote está agotado pero aún se le asignan unidades, hay una incoherencia que debes corregir antes del cierre.
Duplicar ventas y olvidar devoluciones
También he visto facturas de venta introducidas dos veces: una desde el pedido online y otra desde el albarán. Si se repiten 12 unidades de un monitor comprado a 95,00 €, el inventario queda infravalorado en 1.140,00 € y obliga a revisar pedidos, albaranes y devoluciones.
Una devolución no debe borrarse sin más. Regístrala como una entrada documentada o revierte la salida original conservando la fecha y el lote, porque eliminar la fila rompe la trazabilidad. Para una devolución de 3 teclados del lote L002 a 19,20 €, la corrección de existencias es de 57,60 €.
Costes que no son precio de compra
Otro fallo es sumar portes, aranceles o manipulación en unas compras y dejarlos fuera en otras. Si un lote de 200 unidades tiene 120,00 € de transporte atribuible, el coste adicional es 0,60 € por unidad; ignorarlo infravalora ese inventario en 120,00 €.
No mezcles tampoco el IVA deducible con el coste. Una factura de 2.000,00 € más 420,00 € de IVA al 21% no convierte automáticamente el coste del lote en 2.420,00 €. La diferencia puede alterar el margen bruto y, si se repite durante seis meses, convertir una desviación aparentemente pequeña en miles de euros.
Ese margen bruto tan sensible a los costes reales suele exigir también un control del punto de reposición, porque una valoración correcta del lote evita quedarte corto antes de reponerlo.
Cómo convertir la valoración FIFO en una rutina de almacén
Un momento fijo para registrar cada movimiento
La hoja funciona si la actualización tiene un momento concreto. Mi recomendación es registrar las entradas al recibir el albarán y las salidas al cerrar la expedición, no acumular 50 movimientos para el último día del mes. En un almacén con 300 pedidos mensuales, dedicar 10 minutos al final de cada jornada evita una reconstrucción de cinco horas al cierre.
Antes de preparar el modelo 303, contrasta el valor de Resumen con un recuento físico por producto. Si aparecen 240 unidades en la hoja y solo hay 232 en estantería, hay una diferencia de 8 unidades; con un coste medio FIFO de 19,20 €, son 153,60 € que debes investigar como merma, error de salida o devolución pendiente.
Controles sencillos que evitan ensuciar el archivo
- Usa siempre el mismo nombre de producto: no alternes Teclado Mecánico RGB con Teclado RGB.
- Conserva el formato DD/MM/AAAA y escribe los precios con dos decimales, como 19,20 €.
- Asigna un lote único por compra y no reutilices L001 cuando cambie el proveedor o la fecha.
- Duplica una copia de seguridad antes de incorporar muchas ventas, pero no copies filas calculadas sobre la versión activa.
El límite práctico de Excel
Para cuatro productos y unos cientos de movimientos al mes, esta estructura es manejable. Si alcanzas 10.000 filas, varios almacenes o entradas y salidas simultáneas, Excel se vuelve frágil: una eliminación accidental puede cambiar todo el valor final.
En ese punto pasaría a un software de gestión con trazabilidad de lotes y permisos por usuario. No lo haría antes: para una tienda con 300 pedidos mensuales y un solo responsable, revisar el archivo cada viernes y cerrar el mes con un recuento suele ofrecer más control que implantar un sistema complejo.
Ese recuento semanal encaja mejor con una plantilla de rotación de existencias, porque permite detectar qué productos se mueven menos antes de cerrar el mes.
Preguntas frecuentes sobre esta plantilla
FIFO significa first in, first out: las primeras unidades compradas son las primeras que se consideran vendidas. Si compras 50 unidades a 18,50 € y después 40 a 19,20 €, una venta de 60 unidades consume las 50 primeras y 10 de las segundas.
Incluye cuatro pestañas: Entradas Inventario, Salidas Ventas, Resumen e Instrucciones. La primera trabaja por lotes y muestra diez columnas, entre ellas Cantidad Comprada, Unidades Restantes y Valor Restante Lote (€).
Se multiplica el número de unidades restantes por el precio unitario de compra. Por ejemplo, 30 teclados restantes a 19,20 € tienen un valor de 576,00 €.
Si el IVA soportado es deducible, normalmente no forma parte del coste de adquisición y debes trabajar con la base correspondiente. Una compra de 1.000,00 € más 210,00 € de IVA al 21% no equivale automáticamente a un coste de 1.210,00 €.
Sí, puedes sustituir los cuatro productos de ejemplo por tus referencias. Mantén un nombre uniforme, asigna un lote a cada compra y conserva la relación entre las entradas registradas y las salidas de ventas.
Para unos cientos de movimientos mensuales puede ser suficiente. Si superas aproximadamente 10.000 filas, gestionas varios almacenes o necesitas trazabilidad simultánea por varios usuarios, conviene pasar a un programa de gestión de inventario con control de permisos y lotes.
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