Seguimiento de entregables Excel - Plantilla gratis

1. Abre la pestaña Entregables y revisa las columnas de proyecto, fase, responsable, fechas, horas y costes. Empieza por cargar los entregables que ya tienes en marcha.
2. Rellena la fecha prevista y la fecha real cuando el trabajo se complete. Si una tarea de 5 días se va a 8, el retraso queda reflejado en la misma fila.
3. Usa la pestaña Listas para seleccionar estados, fases y prioridades sin escribirlos a mano. Así evitas versiones distintas de lo mismo, como En curso y en curso.
4. Consulta la pestaña Resumen para ver el avance agregado, las horas consumidas y la desviación de coste. Si llevas 12 entregables y 3 van retrasados, ya sabes dónde actuar.
5. Actualiza la hoja una vez por semana o en el cierre de cada hito. Si lo haces el viernes a las 16:00, tardas 10 minutos; si lo dejas para fin de mes, pierdes una tarde.
6. Cuando un proyecto tenga demasiadas tareas o dependencias, usa la plantilla como control básico y pasa el seguimiento detallado a una herramienta de gestión más robusta.

Esta plantilla encaja muy bien cuando trabajas con hitos, entregas parciales y revisiones por fase. En la práctica la usa el jefe de proyecto que lleva 20 tareas abiertas, la responsable de operaciones que coordina diseño, compras y producción, o el autónomo que entrega páginas web, informes o instalaciones con fecha cerrada.

La pestaña Entregables reúne lo visible de cada trabajo: proyecto, fase, entregable, responsable, ciudad, fechas, estado, prioridad, horas y costes. Si tienes una constructora con 4 trabajadores y 18 entregables repartidos entre planificación, ejecución y cierre, puedes ver en una sola tabla qué parte va a tiempo y cuál no.

Qué te aporta en el día a día

La utilidad real está en que no dependes de la memoria ni de mensajes sueltos. Un proyecto con 30 entregables y un retraso medio de 2 días por tarea te puede romper una semana entera si no lo detectas a tiempo; aquí lo ves por fila y por fase.

Cómo se lee la imagen 1

La imagen 1 muestra la pestaña Entregables con una tabla ancha y columnas muy concretas: ID Entregable, Proyecto, Fase, Entregable, Responsable, Ciudad, fechas, estado, avance, prioridad, horas y costes. Es la hoja que usarías todos los días para teclear la operación real.

Por qué esta estructura funciona

La clave es que cada fila representa un entregable y no un proyecto entero. Así puedes comparar dos fases del mismo trabajo: por ejemplo, si Diseño llevaba 30 horas previstas y acaba en 35, ya sabes que el problema no está en la planificación general, sino en esa fase concreta.

En proyectos facturables, el control de entregables no va solo de fechas: también afecta a cuándo emites, cobras y archivas. Si una fase se entrega el 18/01/2026 pero la factura sale el 25/01/2026, el desfase de caja ya te cambia el mes, y con 10 facturas de 1.000 € más IVA del 21% estás moviendo 2.100 € de impuesto solo por adelantar o retrasar el cobro.

Cuando la plantilla se usa para trabajos de una Agencia Tributaria o una pyme de servicios, el orden documental importa: número correlativo, fecha, base imponible, tipo de IVA y cuota. Si además aplicas IRPF como autónomo, el 15% general o el 7% de inicio debe quedar fuera de dudas en tu circuito de registro.

Lo que conviene tener controlado

La conservación documental no es un detalle menor: 4 años a efectos tributarios y 6 años según el Código de Comercio. Si guardas entregables, facturas y evidencias asociadas dentro de la misma estructura, reduces el riesgo de perder una versión cuando llegue una revisión o una reclamación de cliente.

Qué te dice la imagen 2

La imagen 2 corresponde al Resumen y sirve para ver el avance consolidado, las horas acumuladas y la desviación de coste por proyecto. Para una tienda online con 300 pedidos al mes y varios entregables paralelos, ese resumen evita que un retraso pequeño se convierta en una bola de nieve operativa.

Si un proyecto tiene 12 entregables y cada uno se desvía 75 € en coste real, el agujero ya son 900 €; si además se retrasa una semana, el problema deja de ser de control interno y empieza a ser de liquidez. Por eso esta plantilla es útil cuando quieres tener el trabajo y el impacto económico en la misma hoja.

El fallo más común es tratar el seguimiento como una lista de tareas y no como un control económico. Cuando una fase se marca como completada pero no se actualizan horas reales ni coste real, pierdes la referencia y acabas aceptando desviaciones de 10% o 15% como si fueran normales.

Otro fallo típico es no registrar la fecha real. Si un entregable previsto para el 05/02/2026 entra el 10/02/2026, el retraso de 5 días puede parecer pequeño, pero en una campaña con 8 entregables enlazados te puede parar el resto y obligarte a reprogramar a 3 personas durante media semana.

Errores que he visto muchas veces

Uno: meter un coste estimado de 1.200 € y dejar el coste real vacío. Dos: repetir el mismo estado con nombres distintos y luego no saber cuántos trabajos están de verdad en curso. Tres: no separar fases y acabar mezclando diseño, validación y entrega final en una sola línea.

El coste de no medir bien

Si una pyme de servicios tiene 20 proyectos abiertos y cada uno acumula solo 2 horas no imputadas, ya son 40 horas perdidas. A 35 € por hora, hablas de 1.400 € que no aparecen en ningún sitio hasta que cierras el mes y ya no puedes corregir nada.

La imagen 3, que corresponde a Listas, evita parte de ese caos porque fuerza valores homogéneos en estados, fases y prioridades. Sin eso, el resumen deja de ser fiable y cualquier gráfico que hagas después también queda contaminado.

Para que ese resumen no quede contaminado, conviene dejar constancia de los acuerdos y desviaciones en un acta de seguimiento y cerrar cada revisión con datos homogéneos.

La plantilla funciona de verdad cuando la conectas a una rutina ya existente. El mejor momento suele ser el cierre semanal, la reunión de seguimiento o el corte del modelo 303 si cruzas trabajo facturable con facturación e impuestos.

Mi recomendación práctica es sencilla: duplica la pestaña del mes anterior, deja listas las fases que se repiten y rellena solo lo nuevo. Si una semana entran 15 entregables y cada alta tarda 1 minuto, el coste de mantener la hoja viva es pequeño; si la rehaces cada vez, la abandonarás.

Hábitos que sí aguantan

• Actualiza la hoja el mismo día en que cierras un hito.
• Usa validación de datos para que no se cuelen estados inventados.
• Apóyate en formato condicional para ver en rojo lo retrasado y en verde lo completado.
• Revisa el resumen antes de enviar avances al cliente o a dirección.

Cuando la tabla supera unas 100 filas activas o empiezas a necesitar dependencias entre tareas, ahí la hoja se queda corta. En ese punto conviene pasar a un software de gestión, pero mientras tanto esta plantilla te da un control muy sólido sin coste fijo ni curva de aprendizaje larga.

Con el mismo enfoque de control, cuando ya registras dependencias o quieres medir el tiempo invertido por cada entrega, la parte de horas por proyecto y tarea encaja como el siguiente paso natural.