Precios pactados Excel - Plantilla gratis

1. Abre la pestaña Proveedores y completa o actualiza CIF/NIF, empresa, ciudad, contacto, condiciones de pago, días de entrega y estado activo.
2. En Precios pactados, introduce el ID del pacto, selecciona el proveedor y completa categoría, código, descripción y unidad.
3. Indica la fecha de inicio, la fecha de revisión, el precio pactado sin IVA, el tipo de IVA y el precio actual sin IVA.
4. Comprueba que CIF/NIF, ciudad, precio con IVA, variación y estado se calculan correctamente. No sobrescribas las columnas con fórmulas.
5. Asigna un responsable y añade en Observaciones el pedido mínimo, la vigencia o la referencia del contrato.
6. Revisa los pactos marcados como Revisar al alza y las fechas resaltadas; después consulta Resumen para comparar categorías y estados.

Una pyme de distribución, un restaurante o una tienda online suelen negociar precios para varios meses, pero después reciben presupuestos, albaranes y facturas con importes distintos. El problema aparece cuando compras trabaja con una tarifa y administración contabiliza otra. Esta plantilla deja el pacto, el precio actual y la fecha de revisión en la misma fila.

Compras y administración en el cierre mensual

La responsable de compras puede registrar un saco de harina a 14,75 € sin IVA y comparar el último precio recibido, 14 €. La diferencia es de -0,75 €, equivalente al -5,08%, por lo que el estado queda como Precio favorable. En cambio, un café pactado a 18,50 € y actualizado a 19,98 € presenta 1,48 € de diferencia, un 8%, y exige revisar el acuerdo.

La pestaña Precios pactados, visible en la imagen 1, permite filtrar por proveedor, categoría, código de producto o responsable. Las columnas Fecha inicio pacto y Fecha revisión sirven para preparar una revisión mensual o trimestral, especialmente cuando cambian materias primas, transporte o condiciones de compra.

El catálogo que evita buscar datos en correos

La persona de administración mantiene en Proveedores el CIF/NIF, la ciudad, el contacto, el correo, el teléfono, las condiciones de pago, los días de entrega y si el proveedor está activo. Al elegir una empresa en la columna Proveedor, Excel recupera el CIF/NIF y la ciudad desde ese catálogo.

Una tienda online con 300 pedidos al mes puede tener 40 referencias compradas a 8 proveedores. Si solo tres precios suben un 6%, el filtro Estado permite localizar esos pactos sin revisar manualmente las 40 líneas. Mi criterio es registrar un pacto por producto y unidad: mezclar una caja de 12 unidades con una unidad suelta falsea la comparación.

La lectura de la pestaña Resumen

La imagen 3 muestra indicadores como número total de precios pactados, precio medio sin IVA, variación media, pactos a revisar, importe total de variaciones y porcentaje en objetivo. También separa categorías como Alimentación, Embalaje, Limpieza, Oficina, Protección, Logística y Equipamiento.

El precio pactado debe conservarse junto con la evidencia que demuestra qué se acordó: pedido, presupuesto, contrato, correo o tarifa fechada. La plantilla registra el importe sin IVA, el tipo aplicable y el precio resultante con impuesto, pero no sustituye la factura ni la validación fiscal.

Tipos de IVA y cálculo visible

La lista de la columna IVA permite seleccionar 4%, 10% o 21%. Por ejemplo, un precio pactado de 18,50 € con IVA del 10% produce 20,35 €: 18,50 × 1,10. Un precio de 32 € al 10% produce 35,20 €, mientras que 100 € al 21% producen 121 €.

La comparación de variaciones se realiza sin IVA: un pactado de 18,50 € y un actual de 19,98 € tienen una diferencia de 1,48 €, o el 8%. Comparar importes con tipos distintos puede crear una alerta falsa, así que mi postura es usar siempre la base sin IVA para negociar y dejar el importe con IVA como referencia de pago.

Facturas, registros y plazos

La factura recibida debe identificar al emisor y receptor con nombre y NIF, llevar número correlativo, fecha, base imponible, tipo y cuota de IVA. El modelo 303 se presenta trimestralmente; el modelo 390 resume el IVA anual y el modelo 347 informa determinadas operaciones con terceros cuando superan 3.005,06 € en el año.

Un pacto con pago a 60 días debe reflejar esa condición en Proveedores. Entre empresas, la Ley 3/2004 de Morosidad fija un plazo máximo de pago de 60 días, salvo las reglas específicas aplicables a cada operación. Si una pyme recibe 20 facturas mensuales de 500 € sin IVA, acumula 10.000 € de base y 2.100 € de IVA al 21%; conservar el pacto ayuda a comprobar que la tarifa facturada coincide.

Conservación y control documental

Conserva la documentación al menos 4 años a efectos tributarios y 6 años conforme al Código de Comercio. La pestaña Resumen incluye una nota para conservar evidencias, pero el archivo no adjunta documentos ni crea un expediente contractual.

El error más caro no suele estar en la fórmula, sino en comparar productos que no tienen la misma unidad. He visto tarifas de 2,40 € por botella comparadas con cajas de 12 unidades a 26 €, sin convertir la caja: aparentemente subía el precio, pero el coste real por botella era 2,17 €. La columna Unidad obliga a dejar claro si se compra bolsa, saco, botella, caja, garrafa, palé o unidad.

El pacto antiguo que sigue apareciendo como válido

Un precio puede ser correcto el día de la negociación y dejar de serlo seis meses después. Si un restaurante consume 80 sacos al mes y cada saco sube 0,75 €, el sobrecoste mensual es de 60 € y llega a 720 € al año. La Fecha revisión permite localizar estos acuerdos; no conviene dejarla vacía ni sustituirla por una fecha aproximada.

La plantilla marca Revisar al alza cuando la variación supera el 5%. Ese umbral es operativo, no una obligación legal. Para una compra pactada de 1.000 €, un aumento de 4% son 40 € y quizá no justifique renegociar; para 25.000 €, el mismo porcentaje son 1.000 €, y sí merece una llamada al proveedor.

El IVA que distorsiona la negociación

Comparar un precio pactado con IVA del 10% contra un precio actual con IVA del 21% genera una diferencia fiscal, no necesariamente comercial. Por eso las columnas Precio pactado sin IVA y Precio actual sin IVA son las referencias de la variación. El importe con IVA se calcula aparte y no interviene en el estado.

Otro fallo habitual es escribir a mano el CIF/NIF o la ciudad cada vez. Una errata en el NIF puede afectar a la identificación del proveedor y una ciudad antigua dificulta localizar al contacto. Seleccionar el nombre desde la lista reduce ese riesgo; las fórmulas con INDEX, MATCH y VLOOKUP recuperan los datos desde Proveedores.

Qué ocurre cuando se sobreescriben fórmulas

Si se borra una fórmula de Variación (%) o Estado y se pega un valor, esa fila deja de actualizarse. Con 100 pactos, una sola celda manual puede ocultar una desviación de 8% y mantenerla como En objetivo. Mi recomendación es editar solo los campos de entrada, especialmente las celdas amarillas indicadas en Instrucciones, y comprobar la coherencia después de copiar datos.

La hoja funciona si la revisión tiene un momento fijo. Para una pyme con compras semanales, el viernes puede ser el día de actualizar Precio actual sin IVA y revisar las fechas próximas. Para una empresa con menos movimiento, el cierre de mes es suficiente: se filtran los estados de alerta y se archivan las evidencias recibidas durante esas cuatro semanas.

Una rutina de 20 minutos

• Descarga o reúne los presupuestos, tarifas y facturas recibidos desde la última revisión.
• Actualiza solo los precios actuales y las observaciones; no borres el precio histórico pactado.
• Filtra Estado por Revisar al alza y calcula el impacto: una subida de 0,40 € en 250 unidades supone 100 €.
• Comprueba Fecha revisión y contacta con el proveedor antes del vencimiento o dentro de los 30 días siguientes.
• Guarda el correo o contrato con una referencia escrita en Observaciones.

En la imagen 4, la pestaña Instrucciones resume seis pasos, explica las columnas principales y recuerda conservar pedidos, presupuestos, contratos y correos. Es útil para que otra persona pueda actualizar el archivo sin depender de quien lo creó.

Cómo mantener entradas limpias

Usa las listas desplegables para proveedor, categoría, unidad, IVA y responsable. La validación limita los tipos de IVA a 4%, 10% y 21%, y las fechas de pacto y revisión están restringidas a fechas válidas. No pegues nombres de proveedores con espacios o abreviaturas distintas: la búsqueda depende de que el texto coincida.

La pestaña Resumen se actualiza con los registros de Precios pactados. Si tienes 70 pactos y 14 están marcados para revisar, el indicador permite priorizar; si la variación total suma 850 €, puedes valorar si renegociar un grupo de productos o un proveedor concreto.

Cuándo pasar a un sistema especializado

La plantilla está preparada para 100 proveedores y 100 precios pactados, pero se queda corta si necesitas histórico ilimitado, permisos por usuario, adjuntos, aprobaciones, integración con compras o trazabilidad de cambios. En ese punto, el software de compras aporta control documental y auditoría; hasta entonces, esta hoja es más rápida que mantener tarifas dispersas en correos y carpetas.