Seguimiento de plazos Excel - Plantilla gratis

1. Completa Proveedores. Introduce nombre, CIF, ciudad, días objetivo, IVA habitual, contacto, correo y estado activo en las filas preparadas.
2. Registra el pedido. En Entregas, escribe el ID, número de pedido, categoría, fecha del pedido, fecha comprometida, unidades e importe neto en las celdas de entrada.
3. Selecciona el proveedor. Usa la lista desplegable de la columna Proveedor para evitar nombres escritos de forma distinta.
4. Revisa los cálculos. Ciudad, IVA, importe total, días previstos, días reales, desviación, cumplimiento y estado se rellenan mediante fórmulas.
5. Actualiza la recepción. Cuando llegue la mercancía, introduce la fecha real y las unidades recibidas. Si J es inferior a I, el pedido queda como recepción parcial.
6. Consulta Resumen. Revisa pedidos totales, recibidos, retrasados, porcentaje en plazo, desviación media e importe total comprado.
7. Haz seguimiento semanal. Revisa pendientes, recepciones parciales y retrasos antes de la reunión de compras.

El seguimiento de entregas resulta especialmente útil cuando compras afectan directamente a la producción, al almacén o a la capacidad de servir pedidos. Un encargado de almacén puede actualizar la hoja cada viernes; una responsable de operaciones puede revisarla antes de la reunión semanal con compras; y una pyme de distribución puede usarla para justificar por qué una referencia llegó tarde.

Compras recurrentes y picos de pedidos

Imagina una tienda online que tramita 300 pedidos al mes y necesita 850 unidades de embalaje cada semana. Si el proveedor promete el 12/03/2026 y entrega el 15/03/2026, la columna Desviación muestra 3 días y Cumplimiento queda como Con retraso. Ese dato permite separar una incidencia puntual de un proveedor que incumple de forma repetida.

Una empresa con cuatro trabajadores suele concentrar las compras en una persona. En lugar de revisar correos y albaranes uno por uno, registra cada pedido con fecha comprometida, unidades y recepción. La hoja distingue 500 unidades pedidas de 470 recibidas, aunque la fecha de llegada sea correcta: el estado será Recepción parcial.

Qué muestra cada pestaña

La pestaña Entregas, visible en la imagen 1, organiza las columnas desde ID pedido y Número de pedido hasta Observaciones. Incluye fechas DD/MM/AAAA, importes en euros y listas para proveedor y categoría. La imagen 2 muestra Proveedores, donde se mantienen los días objetivo: 7 para Suministros Martín S.L., 5 para Logística Sofía y 6 para Embalajes Lucía S.L.

La imagen 3 muestra Resumen: total de pedidos, pedidos recibidos, porcentaje en plazo, desviación media e importe total comprado. También permite comparar proveedores; si uno acumula una media de 4 días de desviación y otro 0,8, la negociación debe empezar por el primero, aunque ambos tengan precios parecidos.

La plantilla calcula el importe total a partir del importe neto y del IVA habitual del proveedor. En España, el tipo general es el 21%, el reducido el 10% y el superreducido el 4%; por eso el catálogo permite guardar el porcentaje habitual y la hoja lo recupera automáticamente.

Un cálculo que evita revisar facturas a mano

Si registras 4.850,00 € netos con un IVA del 21%, el importe total será 5.868,50 €: 4.850,00 × 1,21. Para una compra de alimentación al 10%, 2.800,00 € netos se convierten en 3.080,00 €. La fórmula de la columna Importe total usa el porcentaje seleccionado, pero debes comprobar que coincide con la factura recibida.

La hoja no sustituye al libro de facturas recibidas ni genera el modelo 303. Para la autoliquidación trimestral de IVA, la documentación debe conservar la base imponible, el tipo y la cuota de cada factura. El modelo 390 resume el ejercicio y el modelo 347 puede afectar a operaciones con un tercero que superen 3.005,06 € en el año.

Qué información debe quedar respaldada

En Proveedores puedes guardar CIF, ciudad, persona de contacto y correo. En Entregas conviene conservar el número de pedido, la fecha comprometida, la fecha de recepción, las unidades y el importe neto junto con la factura y el albarán. La factura debe incluir número correlativo, fecha, NIF de emisor y receptor, base imponible, tipo y cuota de IVA.

Conserva los documentos durante 4 años a efectos tributarios y 6 años conforme al Código de Comercio. Mi criterio práctico es archivar pedido, albarán y factura juntos por ejercicio: una compra de 12.500,00 € al 21% implica 2.625,00 € de IVA soportado, una cifra demasiado relevante para depender de una búsqueda en el correo.

El problema más caro no siempre es que la fecha llegue tarde. Es registrar solo la fecha de recepción y olvidar las unidades, cerrar el pedido por completo y descubrir una semana después que faltaban 30 cajas o 80 componentes.

Recepciones parciales que se dan por cerradas

Si un pedido contiene 1.000 unidades y el almacén recibe 920, la diferencia es de 80 unidades, un 8% del pedido. La plantilla compara Unidades pedidas y Unidades recibidas y mantiene el estado como Recepción parcial cuando J es inferior a I. Sin ese dato, el responsable puede lanzar producción con una cantidad que no existe.

Otro fallo habitual es cambiar la fecha comprometida cuando el proveedor avisa tarde. Si el pedido se comprometió para el 17/02/2026 y llegó el 18/02/2026, la desviación real es 1 día. Si sustituyes la fecha original por la nueva promesa, borras el incumplimiento y el histórico deja de servir para evaluar al proveedor.

Importes y proveedores mal asociados

Escribir Logística Sofia en una fila y Logística Sofía en otra rompe la comparación por proveedor. El resumen puede repartir 20 pedidos entre dos nombres y calcular una desviación media engañosa. Por eso prefiero siempre la lista desplegable de C3:C102 y no escribir el nombre manualmente.

También he visto compras de 10.000,00 € registradas como 1.000,00 €. Con un IVA del 21%, el total correcto es 12.100,00 €, no 1.210,00 €. La columna Importe total ayuda a detectar la incoherencia, pero no valida el importe contra la factura: la revisión documental sigue siendo necesaria.

Por último, no confundas Cumplimiento con Estado. Un pedido puede estar En plazo respecto de la fecha comprometida y seguir como Recepción parcial porque faltan unidades. Esa diferencia es operativa: el primer dato mide puntualidad; el segundo indica si puedes cerrar realmente la compra.

La plantilla funciona si actualizarla forma parte de una tarea que ya haces. El momento más práctico suele ser el viernes antes de revisar el almacén o el lunes antes de confirmar nuevas órdenes de compra. Dedica 10 minutos a los pedidos abiertos y otros 5 a las recepciones de la semana.

Una revisión breve y siempre igual

• Filtra mentalmente los pedidos con fecha comprometida próxima y confirma si el proveedor ha enviado el albarán.
• Introduce la fecha real de recepción el mismo día que entra la mercancía.
• Actualiza las unidades recibidas, aunque el pedido llegue incompleto.
• Escribe en Observaciones la causa concreta: transporte, falta de stock, error de preparación o daño.
• Compara el Resumen con la semana anterior y anota los proveedores cuya desviación media aumenta.

Una pyme con 20 pedidos abiertos puede revisar 20 filas en menos de 15 minutos si los albaranes están agrupados. Si cinco pedidos siguen pendientes y su importe total alcanza 18.000,00 €, esa cifra debe entrar en la conversación de compras: no es lo mismo perseguir un pedido de 250,00 € que una recepción crítica de 9.500,00 €.

Cuándo dejar atrás el archivo

Esta hoja es adecuada para un catálogo de hasta 100 proveedores y 100 filas preparadas de Entregas. Si manejas más de 10.000 líneas al año, varios usuarios editan a la vez o necesitas avisos automáticos por correo, ya no elegiría Excel como sistema principal: pasaría a un software de compras o ERP y usaría la hoja para análisis.

Mientras siga siendo manejable, protege las columnas calculadas y deja que el equipo edite solo las celdas amarillas. La imagen 4 resume la rutina: registrar, actualizar recepción, revisar pendientes semanalmente y usar Resumen en las reuniones de compras.