Fichas de ubicación Excel - Plantilla gratis

1. Abre la pestaña Ubicaciones y revisa la estructura de la tabla. Borra los ejemplos solo cuando tengas claro qué filas vas a sustituir.
2. Asigna un Código Ubicación único a cada hueco, como UB-001, UB-002 o UB-003. No reutilices el mismo código para dos posiciones distintas.
3. Completa Almacén, Zona, Pasillo, Estantería y Altura siguiendo el criterio físico que ya utilizas en tus etiquetas.
4. Introduce la Referencia SKU y la Descripción Producto exactamente como aparecen en tus albaranes o en tu catálogo.
5. Anota la Cantidad contada, el Stock Mínimo y la Capacidad Máxima de cada ubicación. Usa unidades homogéneas: cajas, unidades o palés, pero no las mezcles en una misma fila.
6. Comprueba los campos de Estado Stock y Estado Ocupación después de actualizar las cantidades. Si una fila no refleja la realidad, revisa primero el dato contado y los límites introducidos.
7. Consulta el Dashboard y lee la pestaña Instrucciones cuando incorpores una nueva zona, cambies la distribución o hagas el cierre del recuento.

Una ficha de ubicación resulta útil cuando el almacén deja de caber en la memoria del encargado. La utiliza el responsable de operaciones de una pyme con varias zonas, el encargado de una tienda online, el operario que prepara pedidos y el autónomo que guarda materiales en un pequeño almacén separado de su local.

El problema aparece especialmente al arrancar una temporada, después de una mudanza de estanterías o durante un pico de pedidos. Si una tienda online procesa 300 pedidos al mes y cada pedido contiene una media de 3 referencias, el equipo mueve unas 900 líneas de producto: localizar cada SKU a mano empieza a consumir horas.

La ubicación física que debe quedar escrita

En la pestaña Ubicaciones, la imagen 1 muestra una fila completa con UB-001, almacén Madrid, zona A, pasillo 01, estantería E1-N1, altura Baja, SKU-1001 y Tornillos M6 caja 500u. Esa combinación es más útil que escribir simplemente estantería 1, porque permite encontrar el hueco siguiendo un recorrido físico.

El mismo criterio sirve para una nave con cuatro trabajadores: una persona cuenta, otra introduce las cantidades y las otras dos comprueban las diferencias. Si revisan 80 ubicaciones a 2 minutos por ficha, el recuento inicial exige unas 160 minutos, sin contar desplazamientos; al menos queda una base trazable para la siguiente revisión.

Cuándo actualizar cada dato

La cantidad debe revisarse después de un inventario, una recepción importante o una salida que deje el hueco cerca del mínimo. Los campos estructurales —almacén, zona, pasillo y estantería— se modifican solo cuando cambia la distribución, mientras que el SKU y la descripción deben coincidir con el catálogo operativo.

Mi criterio es no crear una fila por producto si dos referencias comparten físicamente el mismo hueco: usa una ubicación y una fila por combinación ubicación-SKU. Así evitas que el encargado encuentre UB-005 en dos lugares distintos y tenga que comprobar cuál es la cifra válida.

Esta hoja no es un documento fiscal ni sustituye los registros que exige la normativa contable, pero sí aporta trazabilidad operativa al inventario. En España, el Código de Comercio obliga a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con el negocio durante seis años; los documentos con relevancia tributaria se conservan, como regla general, cuatro años.

Por eso conviene guardar una copia de la plantilla después de cada inventario relevante y relacionarla con la fecha del recuento, el albarán de entrada o la salida que haya provocado el cambio. No sobrescribas sin más un cierre anual si necesitas demostrar cómo estaba el stock en una fecha concreta.

Unidades, capacidad y criterio de cálculo

La plantilla separa Cantidad, Stock Mínimo y Capacidad Máxima. Si UB-003 contiene 310 unidades y admite 350, la ocupación es 88,57%; si el mínimo es 100, no hay una alerta de reposición por cantidad, pero sí una posición bastante cargada.

La capacidad debe expresarse en la misma unidad que la cantidad. Si una estantería admite 20 cajas y anotas 150 unidades dentro de la misma columna, el porcentaje no significa nada. En mi experiencia, es preferible trabajar con cajas completas en una ubicación de cajas y con unidades en una ubicación de picking, aunque el producto sea el mismo.

Documentos que deben cuadrar

Durante una recepción, compara la cantidad anotada con el albarán; durante una salida, con la orden de preparación. Una entrada de 40 cajas sobre un stock previo de 120 debe dejar 160, no 40: la ficha refleja existencias acumuladas, no el último movimiento.

El control también debe respetar el principio FIFO cuando el producto caduca o pierde valor con el tiempo. Si entran 100 lotes antiguos y 100 nuevos, colocar los antiguos en la posición de salida reduce el riesgo de merma, aunque la plantilla no gestione por sí sola lotes ni fechas de caducidad.

El fallo más caro no suele estar en escribir mal una descripción, sino en contar una ubicación y registrar la cifra en otra. He visto inventarios en los que UB-002 aparecía con 80 unidades cuando las 80 estaban realmente en UB-006; el total del almacén parecía correcto, pero el preparador acudía al hueco equivocado y daba el producto por agotado.

El mismo SKU repartido sin criterio

Repetir una referencia en tres filas puede ser correcto si está en tres posiciones, pero exige saber cuál es la ubicación principal y cuál es el sobrante. Con 500 unidades repartidas como 300, 150 y 50, una orden de 220 unidades debe salir de la primera posición o seguir el criterio FIFO; sin esa decisión, el equipo elige a ojo y deja huecos pequeños difíciles de controlar.

Otro problema aparece al mezclar unidades de medida. Si una fila registra 10 palés y otra 240 cajas sin indicar la equivalencia, la suma no permite saber la ocupación real. Un palé con 24 cajas contiene 240 cajas, pero solo si esa conversión está definida en el procedimiento, no si cada operario la interpreta de una forma.

El mínimo mal puesto también genera coste

Un stock mínimo de 150 guantes puede ser razonable para una ubicación que consume 50 cajas al mes, pero excesivo para otra que apenas mueve 10. Si cada caja cuesta 18 € y mantienes 20 cajas innecesarias, tienes 360 € inmovilizados en una sola referencia, además del espacio ocupado.

El error contrario provoca compras urgentes. Si el consumo semanal es de 60 unidades y el proveedor tarda 3 semanas, el plazo de entrega ya requiere 180 unidades; con 40 de stock de seguridad, el mínimo operativo sería 220. Fijarlo en 80 hace que la alerta llegue cuando ya no hay margen.

También se descontrola la ocupación cuando se introduce una capacidad máxima inferior a la cantidad real: 500 unidades sobre una capacidad de 400 producen un 125%. No borres el aviso; comprueba el recuento, la unidad y si el hueco está sobrecargado. Mi postura es corregir la causa física antes que maquillar el porcentaje.

De ahí se pasa al cálculo del punto de pedido, porque ese mínimo operativo marca el momento en que conviene reponer antes de que el aviso llegue demasiado tarde.

Una plantilla solo funciona si entra en el circuito que ya sigue el almacén. El momento más práctico es el cierre semanal de expediciones: el encargado revisa las ubicaciones con más movimientos, actualiza cantidades y deja una copia fechada antes de empezar la siguiente semana.

Para un almacén que procesa 300 pedidos al mes, una revisión de 25 ubicaciones críticas cada viernes suele ser más sostenible que intentar contar las 500 referencias de golpe. A 90 segundos por ubicación son 37,5 minutos; puedes asignarlo a una persona y reservar el inventario completo para el cierre mensual.

Una rutina sencilla y repetible

• Después de cada recepción, comprueba albarán, SKU y ubicación antes de guardar la mercancía.
• Al finalizar la preparación diaria, revisa las posiciones que hayan quedado por debajo del mínimo.
• Cada viernes, actualiza cantidades y valida que no haya códigos de ubicación repetidos.
• Al cierre de mes, compara el total contado con el sistema de gestión o el libro interno de movimientos.
• Después de cambiar una estantería, modifica primero la distribución física y luego la hoja.

Usa la pestaña Instrucciones, que aparece en la imagen 3, para que una segunda persona aplique el mismo criterio. La imagen 2 corresponde al Dashboard: úsala en la reunión de operaciones para detectar qué zonas requieren revisión, no como sustituto de contar las unidades.

Cuándo dejar atrás Excel

Excel es una solución razonable para una pyme con unas 100 o 200 ubicaciones y pocos usuarios editando. Si superas 10.000 líneas, tienes varios almacenes con movimientos continuos o necesitas reservas por pedido, lotes, caducidades y trazabilidad de cada movimiento, pasar a un software de gestión evita duplicidades.

Mi criterio es migrar cuando el control manual consume más de 2 horas semanales o cuando dos personas modifican el mismo archivo a la vez. Hasta entonces, una copia semanal, códigos únicos y una revisión fija suelen dar más resultado que una herramienta compleja que el equipo no actualiza.

Cuando aún no compensa dar el salto, conviene cerrar el control con una hoja de recuento físico para contrastar existencias y detectar diferencias antes de migrar.